Ausschreibung und Vergabe für Bauträger

Ausschreibung ohne Excel-Preisspiegel und E-Mail-Postfach

Bauträger und Projektentwickler vergeben ein Vorhaben in vielen Einzelvergaben: Rohbau, Fenster, Elektro, Heizung, Aufzug. Für jede Vergabe gehen Leistungsverzeichnisse per E-Mail hinaus, Angebote kommen als PDF, GAEB-Datei oder Excel zurück, und jemand überträgt die Preise in einen Preisspiegel. In kanbau läuft die Ausschreibung dort, wo später auch der Vertrag steht: am Einkaufsvertrag des Gewerks, mit demselben Leistungsverzeichnis.

Vom Leistungsverzeichnis zum Vertrag: ein Zuschlag, drei Wirkungen

Ausschreibung, Preisspiegel und Vertrag arbeiten mit denselben Positionen. Deshalb wirkt der Zuschlag ohne zweite Erfassung an drei Stellen.

• Zuschlag 65.200 €Zuschlag Die Beispiel Elektrotechnik AG liegt nach der zweiten Runde mit 65.200 € netto auf Rang 1 von 3 und erhält den Zuschlag.
• Einkaufsvertrag Der Bieter wird Vertragspartner; die Positionspreise der letzten Runde werden zu Einheitspreisen im Leistungsverzeichnis.
• VergabevermerkAbsage Muster ElektroAbsage Elektro Muster & SöhneVergabevermerk und Absagen kanbau legt den Vergabevermerk mit Bieterrang und Begründung sowie die Absageschreiben als PDF in den Anlagen ab.
• Kostenübersicht Die Vergabe steht in der Kostengruppe des Gewerks neben dem Budget von 70.000 €, hier 4.800 € darunter.

Passende Bieter auswählen

Für jede Ausschreibung schlägt kanbau Bieter aus Ihrem Adressbuch vor, vorgefiltert nach dem Gewerk. Zu jedem Kandidaten stehen die Entfernung zur Baustelle und seine Historie: wie oft angefragt, wie oft angeboten, wie oft beauftragt. Ein Umkreisfilter grenzt die Auswahl ein; mit Karten und Standorte sehen Sie die Bieter auf der Karte. Die gewählten Bieter übernimmt kanbau als Angebote in der Phase „Aufforderung“.

Das Bieterportal

Das Bieterportal ist ein Bereich im Datenraum kanraum. Jeder eingeladene Bieter erhält eine E-Mail mit der Angebotsaufforderung und sieht danach nur seine eigene Ausschreibung:

• das Leistungsverzeichnis zum Download als GAEB-Datei (X83) oder als Excel-Preisblatt
• die Abgabefrist und den Stand seines Angebots
• die Preiseingabe je Position, alternativ das Hochladen einer Angebotsdatei
• Fragen als Kommentar, getrennt je Bieter

Kein Bieter sieht andere Bieter oder deren Preise. Online eingegebene Preise stehen sofort im Preisspiegel; eine hochgeladene Datei landet im Eingang und wird mit Vorschau übernommen. Nach Ablauf der Frist und nach dem Zuschlag ist der Bereich geschlossen.

Preisspiegel und Verhandlungsrunden

Der Preisspiegel stellt die Angebote je Position nebeneinander: Einheits- und Gesamtpreis jedes Bieters, der günstigste Preis grün, der teuerste rot, dazu der Mittelwert. Titel erhalten Zwischensummen, die Fußzeile zeigt die Summe netto und nach Nachlass. Bedarfs-, Alternativ- und entfallene Positionen bleiben sichtbar, zählen aber nicht in die Summe. Fehlende Preise markiert kanbau und zählt sie.

Preise erfassen Sie auch direkt im Preisspiegel: von Hand, als Spalte aus Excel eingefügt oder indem Sie eine Angebotsdatei auf den Preisspiegel ziehen. Mit „Neue Runde“ beginnt eine Verhandlungsrunde; der Vergleich mit der Vorrunde zeigt, welche Preise gesunken oder gestiegen sind. Was ein Preisspiegel ist und wie man ihn liest, erklärt der Beitrag Preisspiegel.

Angebote einlesen statt abtippen

Angebote, die nicht über das Portal kommen, liest kanbau aus Dateien ein:

• GAEB: X80 bis X86, empfohlen X84
• Excel und CSV: zum Beispiel das ausgefüllte Excel-Preisblatt
• PDF und Scans: über den KI-Assistenten

Vor jeder Übernahme zeigt kanbau eine Vorschau. Die Positionen ordnet kanbau über die Ordnungszahl zu und übernimmt nur die Preise; Mengen und Texte Ihres Leistungsverzeichnisses bleiben unverändert. Weicht das Gewerk oder die Summe ab, weist kanbau darauf hin.

Zuschlag, Vergabevermerk und Absagen

Mit dem Zuschlag wird der Bieter Vertragspartner. Nachlass und Steuersatz gehen in den Einkaufsvertrag, die Positionspreise der letzten Runde werden zu Einheitspreisen im Leistungsverzeichnis, und die Termine von Anfrage, Angebot und Verhandlung stehen am Vertrag. Auf Wunsch erzeugt kanbau einen Vergabevermerk mit Bieterrang, Begründung, Budget der Kostengruppe und Unterschriftsfeldern sowie Absageschreiben an die übrigen Bieter, beide als PDF in den Anlagen. Die Vorlagen passen Sie an Ihr Haus an.

Danach geht es im Vertragsmanagement weiter: Nachträge, Abzüge, Bescheinigungen und Abrechnung bis zur Schlussrechnung. In der Kostenübersicht stellen Sie je Kostengruppe Favorit, niedrigstes, höchstes, mittleres Angebot und den Median gegenüber.

Begriffe kurz erklärt

• Preisspiegel: Gegenüberstellung der Angebote mehrerer Bieter je Position eines Leistungsverzeichnisses
• Abgabefrist: Termin, bis zu dem Bieter ihr Angebot im Bieterportal abgeben
• Verhandlungsrunde: erneute Preisabfrage nach dem ersten Angebot, verglichen mit der Vorrunde
• Zuschlag: Entscheidung für einen Bieter; aus seinem Angebot wird der Einkaufsvertrag
• Vergabevermerk: schriftliche Begründung der Vergabeentscheidung

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