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Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Die Befreiung nach § 8 BVV endet am 31.12.2026. Welche Unterlagen gemeint sind und wie Sie die Personalakte umstellen.
Am 31. Dezember 2026 endet die letzte Ausnahme. Wer sich bisher von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreien ließ, muss ab dem 1. Januar 2027 umgestellt haben. Für viele Bauträger und Bauunternehmen klingt das nach einem Thema für das Lohnbüro. Ein Teil davon landet aber auf dem eigenen Schreibtisch: die Nachweise, die nicht aus der Abrechnung kommen, sondern beim Arbeitgeber eingehen. Dieser Beitrag zeigt, was genau gilt und wie Sie Ihre Personalakte rechtzeitig umstellen.
Die Pflicht selbst ist nicht neu. Nach § 8 BVV sind Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Neu ist, dass es keinen Ausweg mehr gibt. § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV lautet:
„Bis zum 31. Dezember 2026 kann sich der Arbeitgeber von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p des Vierten Buches Sozialgesetzbuch befreien lassen.“
Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht damit für alle Arbeitgeber, unabhängig von Größe und Branche. Wer bisher mit Papierordnern und einer Befreiung gearbeitet hat, braucht spätestens dann eine elektronische Ablage, die der nächsten Betriebsprüfung standhält.
§ 8 Abs. 2 BVV zählt abschließend auf, welche Unterlagen „in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen“ sind. Für Bauträger und Bauunternehmen sind vor allem diese relevant:
| Unterlage nach § 8 Abs. 2 BVV | Beispiel aus der Praxis | Ordner in der Personalakte |
|---|---|---|
| Kopie der Niederschrift nach § 2 Nachweisgesetz (Nr. 6) | Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen zum Arbeitsvertrag | 02 Vertrag und Vereinbarungen |
| Arbeitserlaubnis bzw. Aufenthaltstitel (Nr. 2) | Aufenthaltstitel eines Poliers aus einem Drittstaat | 09 Ausweise und Aufenthalt |
| Erklärungen geringfügig Beschäftigter (Nr. 4, 7) | Verzicht auf die Rentenversicherungsfreiheit, Angaben zu weiteren Beschäftigungen | 03 Entgelt und Sozialversicherung |
| Befreiungsantrag von der Rentenversicherungspflicht (Nr. 4a) | Antrag eines Minijobbers mit Eingangsdatum | 03 Entgelt und Sozialversicherung |
| Nachweis der Elterneigenschaft (Nr. 11) | Geburtsurkunde für den Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung | 03 Entgelt und Sozialversicherung |
| Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG und § 19 AEntG (Nr. 13) | Arbeitszeitaufzeichnungen gewerblicher Mitarbeiter | 03 Entgelt und Sozialversicherung |
| Erklärung zur Pflegezeit (Nr. 15) | Ankündigung einer Pflegezeit | 03 Entgelt und Sozialversicherung |
Die Spalte „Ordner“ folgt dem Vorschlag für die Personalakte in kanbau; Ordner und Fristen lassen sich anpassen. Hinzu kommen Daten, die in aller Regel aus dem Lohnprogramm stammen, etwa die Daten der erstatteten Meldungen und der Meldungen der Krankenkassen (Nr. 3 und 3a). Diese liefert Ihre Lohnabrechnung elektronisch; um sie müssen Sie sich in der Akte meist nicht kümmern.
Gerade die Arbeitszeitaufzeichnungen sind am Bau ein Dauerthema: Für das Baugewerbe gelten nach § 17 Mindestlohngesetz besondere Aufzeichnungspflichten. Sie gehören ebenfalls elektronisch zu den Entgeltunterlagen.
Viele dieser Nachweise kommen weiter auf Papier: der unterschriebene Nachweis der Arbeitsbedingungen, die Kopie des Aufenthaltstitels, die Erklärung des Minijobbers. Für diesen Fall regelt § 9 Abs. 5 BVV zwei Dinge:
Außerdem müssen die Daten der Entgeltunterlagen „in der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar“ vorgehalten werden. Ein Scan auf einem Laufwerk, das nur eine Person findet, erfüllt das schlecht. Gefragt ist eine Ablage, in der jede Unterlage an einer festen Stelle liegt und auffindbar bleibt, auch wenn die zuständige Person das Unternehmen verlassen hat.
Die Arbeit teilt sich in zwei Hälften:
Wer die zweite Hälfte heute in Hängeregistern führt, sollte die Umstellung nicht auf den Dezember schieben. Mit jedem Monat kommen neue Unterlagen dazu.
Die BVV verlangt, dass die Daten während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind; für die Bereitstellung gilt § 147 Abs. 5 und 6 Abgabenordnung entsprechend. Für Buchungsbelege gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz eine Frist von acht Jahren. Für Personalunterlagen gibt es keine einheitliche Frist, sondern je nach Art der Unterlage unterschiedliche Regeln.
In kanbau sind dafür übliche Werte voreingestellt: Entgeltunterlagen sechs Jahre ab Ende des Belegjahres, Bewerbungen sechs Monate, Arbeitsvertrag und allgemeine Personalakte drei Jahre ab Austritt, Abmahnungen zwei Jahre. Alle Werte lassen sich ändern. Gleichen Sie sie einmal mit Ihrer Steuerberatung ab, bevor Sie die ersten Unterlagen ablegen.
In kanbau liegt die Personalakte beim Mitarbeiter unter „Anlagen und Dokumente“. Sie ist auf genau diese Aufgabe zugeschnitten:
Alle Einzelheiten stehen auf der Seite Digitale Personalakte. Weil Personalstamm, Zeiterfassung und Urlaubsplanung im selben System liegen, pflegen Sie jeden Mitarbeiter nur einmal.
Entgeltunterlagen sind nach § 8 BVV elektronisch zu führen. Bis zum 31. Dezember 2026 konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung davon befreien lassen. Diese Möglichkeit endet, ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht ohne Ausnahme.
Welche Unterlagen elektronisch zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind, zählt § 8 Abs. 2 BVV abschließend auf. Dazu gehören unter anderem die Kopie des Nachweises der wesentlichen Arbeitsbedingungen nach § 2 Nachweisgesetz, Arbeitserlaubnis und Aufenthaltstitel, Erklärungen geringfügig Beschäftigter, Befreiungsanträge von der Rentenversicherungspflicht, der Nachweis der Elterneigenschaft und die Aufzeichnungen nach § 17 Mindestlohngesetz und § 19 Arbeitnehmer-Entsendegesetz.
Papierunterlagen, die zu den Entgeltunterlagen gehören, muss der Arbeitgeber in ein elektronisches Format umwandeln, in der Praxis also einscannen. Die Originale sind bis zum bestandskräftigen Abschluss der Betriebsprüfung oder nach den für das Dokument geltenden Vorschriften aufzubewahren (§ 9 Abs. 5 BVV).
Nein. Die Pflicht betrifft die Entgeltunterlagen nach § 8 BVV, nicht die ganze Personalakte. Wer diesen Teil ohnehin elektronisch führen muss, legt in der Praxis die übrige Akte am selben Ort ab, damit Unterlagen nicht auf zwei Ablagen verteilt sind.
kanbau führt die Personalakte beim Mitarbeiter mit elf festen Ordnern. Der Ordner Entgelt und Sozialversicherung ist geschützt, trägt eine Aufbewahrungsfrist und protokolliert Zugriffe. Für die Betriebsprüfung erstellen Sie einen Auszug mit Inhaltsverzeichnis und einem Prüfwert je Datei. Die Lohnabrechnung selbst bleibt in Ihrem Lohnprogramm.
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