Projektcontrolling für Bauträger: Deckungsbeitrag und Break-even, ohne Zahlen zusammenzutragen

Projektcontrolling für Bauträger: alle Berichte an einer Stelle

Wer mehrere Vorhaben parallel führt, beantwortet die Frage „Wie stehen wir?“ oft erst nach einem Rundruf: Kosten aus der Kalkulation, Verkaufsstände aus dem Vertrieb, Rechnungen aus der Buchhaltung. In kanbau liegen diese Daten in einem System. Das Controlling rechnet daraus Berichte, ohne dass jemand Zahlen zusammenträgt.

Das Controlling zeigt seine Berichte als Kacheln. Oben schränken Sie den Arbeitsbereich auf die Projekte ein, die Sie sehen wollen; aus jeder Kachel öffnen Sie den vollständigen Bericht:

• Projektübersicht: Eckdaten, Kostengruppen, Finanzierung und Deckungsbeitrag eines Projekts.
• Vertriebsverlauf: Entwicklung der Interessenten im Vertrieb.
• Projekt-Einheiten: Bestand der Einheiten und Notarjahre.
• Mängel: Auswertung der Mängel als Diagramm.
• Break-even-Analyse: Ø Verkaufspreis und Break-even je m², dazu MaBV-, Worst-Case- und bis zu vier eigene Szenarien.
• Projektkostenvergleich: Versionsstände der Kostenübersicht im Vergleich.
• Rechnungen, Banken und Kontoumsätze.

Die Berichte rechnen auf einem gespeicherten Stand. Sie aktualisieren ihn per Knopf, Zeitpunkt und Benutzer stehen am Bericht. So sprechen Geschäftsführung, kaufmännische Leitung und Bank in einer Besprechung über dieselben Zahlen.

Deckungsbeitrag je Projekt

Der Deckungsbeitrag beantwortet die wichtigste Frage an ein Projekt: Was bleibt übrig? kanbau rechnet ihn als Projekterlöse minus Projektkosten. Die Marge ist der Deckungsbeitrag geteilt durch die Erlöse. Jeder Betrag steht zusätzlich je m² Gesamtfläche, also bezogen auf die Summe der Gesamtflächen aller Einheiten (in kanbau „Gfl.“). Netto oder brutto wählen Sie oben rechts, die Ausgabe nach Excel ist eingebaut.

Gerechnet wird in fünf Phasen. Je Phase gilt eine eigene Erlösquelle und eine eigene Spalte der Kostenübersicht:

• Planung (Grob): Erlöse aus dem Urpreis je Einheit, sonst dem Listenpreis. Kosten aus der Spalte für Planung (Grob), ohne eigene Spalte aus der für Planung (Fein).
• Planung (Fein): Erlöse aus dem Listenpreis. Kosten aus der zugeordneten Spalte der Kostenübersicht.
• Prognose: Erlöse aus dem Vertragspreis, wenn die Einheit verkauft ist, sonst aus dem Listenpreis, sonst aus dem Urpreis. Kosten zum Beispiel aus der Spalte „Prognose“.
• Verträge: Erlöse nur aus verkauften Einheiten mit gebuchtem Vertragspreis. Kosten zum Beispiel aus der Vergabe der Einkaufsverträge.
• Abrechnung: Erlöse aus gebuchten Ausgangsrechnungen. Kosten zum Beispiel aus den abgerechneten Eingangsrechnungen.

Ein Kennzeichen an jeder Einheit zeigt, womit gerechnet wurde: U für Urpreis, L für Listenpreis, V für den Kaufpreis aus dem Verkaufsvertrag. Trägt noch keine Einheit einen Urpreis oder Listenpreis, rechnet die Planung (Grob) mit dem geplanten Erlös am Projekt (P). Die Kosten stehen je Hauptkostengruppe, also 100 Grundstück, 200 Vorbereitende Maßnahmen und so weiter.

Zwei Phasen stellen Sie nebeneinander: Die Ansicht ist die Grundlage, der Vergleich die zweite Phase. Die Abweichung ist Vergleich minus Ansicht, in Euro und in Prozent der Ansicht, bei der Marge in Prozentpunkten. Weil Kosten negativ zählen, heißt ein negatives Vorzeichen immer: weniger Ergebnis.

Das Schaubild oben zeigt, wie ein einzelner Verkauf wirkt. Bis zum Verkauf steht die Wohnung WE 07 mit ihrem Listenpreis von 512.000 € in der Prognose. Wird sie für 476.000 € verkauft, zählt der Vertragspreis. Erlöse und Deckungsbeitrag der Prognose sinken um 36.000 €, die Marge von 14,0 auf 13,7 %. Die Kosten bleiben gleich. Ein Verkauf zum Listenpreis ändert die Prognose dagegen nicht, denn die freie Einheit war schon mit diesem Preis enthalten.

Break-even: ab wann das Projekt trägt

Die Break-even-Analyse fragt vom Restbestand her: Welchen Preis je m² müssen die noch unverkauften Flächen erzielen, damit alle Projektkosten gedeckt sind? kanbau rechnet dazu die prognostizierten Projektkosten minus die Erlöse der verkauften und reservierten Einheiten, geteilt durch die unverkaufte Fläche. Daneben steht der Ø Verkaufspreis je m² der verkauften Einheiten. Liegt der Break-even deutlich unter diesem Preis, hat der Restbestand Puffer. Ist er negativ, decken die verkauften Einheiten die Kosten bereits.

• 15 von 24 Einheiten verkauft oder reserviert Break-even 3.482 €/m² bei einem Ø Verkaufspreis von 5.576 €/m²: Die freien 700 m² brauchen 62 % des bisherigen Preises.
• WE 07 kommt hinzu, 92 m² für 476.000 € Break-even 3.226 €/m² bei Ø 5.546 €/m², also 58 %; die freie Fläche sinkt auf 608 m².
• Fünf weitere Verkäufe Break-even − 615 €/m²: Die verkauften Einheiten decken die Kosten bereits.

Die Beträge im Beispiel sind erfunden und gehören zum Projekt aus dem Schaubild oben, mit Projektkosten von 8.849.500 € und 1.850 m² Gesamtfläche. Der Rahmen steht für den Ø Verkaufspreis, die Füllung für den Break-even. Im vollständigen Bericht rechnen Sie außerdem bis zu vier Szenarien mit eigenem Verkaufsstand, den Sicherungswert nach MaBV für die unverkauften Einheiten und einen Worst Case, in dem die freien Einheiten vermietet statt verkauft werden.

Stände über die Zeit vergleichen

Eine Marge, die im Lauf des Projekts schrumpft, fällt selten an einem Tag auf. Deshalb vergleichen Sie Stände auf zwei Wegen:

• Phasen im Deckungsbeitrag: etwa Planung (Grob) gegen Prognose, um zu sehen, ob die Marge seit dem Ankauf gehalten hat und bei welcher Kostengruppe nicht.
• Projektkostenvergleich: Sie frieren die Kostenübersicht zu einem Stichtag als Versionsstand ein. Im Controlling wählen Sie je Quelle eine Kostenübersicht, einen Versionsstand mit Datum und Benutzer und die Spalten, die Sie vergleichen wollen.

Listen über alle Projekte

Für Fragen, die kein Standardbericht beantwortet, gibt es die dynamischen Projektlisten: eine Zeile oder Kachel je Projekt. Die Spalten wählen Sie aus Stammdaten, Einheiten, Flächen, Erlösen, Kosten der Kostenübersicht, Rechnungskennzahlen, Terminen, Darlehen, Grundstücken und Bankkonten. Dazu kommen manuelle und Formelspalten. Filter wirken auf Projektauswahl, einzelne Spalten und Kostengruppenbereiche wie 100-300. Dargestellt wird als Tabelle, als Kachelansicht oder als Kachel im Dashboard.

Zwei feste Listen ergänzen das:

• Handwerkerliste: Projektbeteiligte und Einkaufsverträge mit Auftragssummen, Leistungsstand und Terminen sowie offene Mängel, als Excel intern oder als bereinigte Liste für Erwerber.
• Eigentümerliste: Eigentümer je Einheit mit Notartermin, Übergabe, Abnahmen, Eigentumsumschreibung und Ende der Gewährleistung, als PDF oder Excel für die Hausverwaltung oder intern.

Ergänzend zeigt das Kontenblatt Saldenlisten je Kreditor, Debitor, Mietvertrag und Dauerrechnung über frei gewählte Zeiträume. Projekte mehrerer Gesellschaften, etwa einer Projekt-GmbH und einer GU-GmbH, führen Sie in Konsolidierungsprojekten zusammen.

Woher die Zahlen kommen

Das Controlling erfasst nichts selbst. Es liest, was im Projekt ohnehin entsteht:

• Projekt Einheiten mit Urpreis, Listenpreis und Gesamtfläche
• Einheiten und Verkaufsverträge Erlöse: Listenpreis, nach dem Verkauf der gebuchte Vertragspreis
• Kostenübersicht Kosten je Hauptkostengruppe aus der Spalte, die der Phase zugeordnet ist
• Ausgangsrechnungen gebuchte Rechnungen als Erlöse der Phase Abrechnung
• Deckungsbeitrag und Marge je Phase, als Betrag und je m² Gesamtfläche

Die Kostenübersicht selbst füllt sich aus Einkaufsverträgen, Nachträgen und Eingangsrechnungen. Wann Erlöse und Kosten zu Zahlungen werden, zeigt die Liquiditätsplanung.

Paket und Zusammenspiel

Controlling, Deckungsbeitrag, dynamische Projektlisten, Handwerkerliste und Eigentümerliste gehören zum Paket Advanced. Die Zahlen stammen aus Modulen des Standardpakets: Kostenübersicht, Einkaufs- und Verkaufsverträge, Eingangsrechnungen und Banking. Wie diese Bausteine zusammenspielen, zeigt die Seite Bauträgersoftware; die Preisliste schicken wir Ihnen gern zu (Pakete und Preise anfragen).

Aus der Praxis

„Wir haben heute eine zentrale Datenbasis, auf die alle Mitarbeiter zugreifen können – ob Projektlisten, Rechnungen oder Interessenten. Alles ist aktuell, alles ist an einem Ort.“

Tobias Artmann, Prokurist der MFC Wohnbau GmbH, im Referenzinterview mit MFC Wohnbau.

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