Digitale Personalakte: Die Akte, die ihre Fristen selbst kennt

Ab 2027 ohne Ausnahme elektronisch

Am 31. Dezember 2026 endet die Möglichkeit, sich von der elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreien zu lassen (§ 8 Abs. 3 Beitragsverfahrensverordnung). Unterlagen, die auf Papier eingehen, sind in ein elektronisches Format umzuwandeln und müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sein (§ 9 Abs. 5). Was das im Einzelnen bedeutet, steht im Ratgeber Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027.

Die Pflicht betrifft einen Teil der Personalakte. Wer diesen Teil digital führen muss, gewinnt am meisten, wenn die ganze Akte an einem Ort liegt – bei einem Bauträger am besten im selben System wie Projekte, Zeiten und Urlaub. kanbau macht aus der Ablage eine Akte mit Regeln.

Eine Akte, elf Ordner

Die Personalakte liegt beim Mitarbeiter unter „Anlagen und Dokumente“. kanbau bringt dafür eine fertige Struktur mit, jeder Ordner hat eine Beschreibung, was hineingehört:

Ordner	Was hineingehört	Frist (Deutschland)
01 Bewerbung und Einstellung	Bewerbung, Lebenslauf, Zeugnisse, Personalfragebogen	6 Monate
02 Vertrag und Vereinbarungen	Arbeitsvertrag, Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen, Zusatzvereinbarungen	3 Jahre ab Austritt
03 Entgelt und Sozialversicherung	Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Krankenkasse und Meldungen, Steuer, Befreiungen und Nachweise, Altersvorsorge	6 Jahre ab Jahresende
04 Arbeitszeit und Abwesenheit	Urlaubsanträge, Mutterschutz, Elternzeit, Arbeitszeitvereinbarungen	3 Jahre ab Austritt
05 Qualifikation und Unterweisungen	Fortbildungen, Arbeitsschutz-Unterweisungen, Führerscheinkontrolle, Stapler- oder Kranberechtigung	3 Jahre ab Austritt
06 Gesundheit	Bescheinigungen der arbeitsmedizinischen Vorsorge (ohne Befund), Eingliederungsmanagement	3 Jahre ab Austritt
07 Beurteilung und Entwicklung	Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen	3 Jahre ab Austritt
08 Abmahnungen	Ermahnungen, Abmahnungen, Gegendarstellungen	2 Jahre
09 Ausweise und Aufenthalt	Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnis, Nachweise zur Mitführungspflicht im Baugewerbe	3 Jahre ab Austritt
10 Austritt	Kündigung, Aufhebungsvertrag, Arbeitszeugnis, Arbeitsbescheinigung	3 Jahre ab Austritt
11 Schriftverkehr und Sonstiges	alles, was in keinen anderen Ordner passt	3 Jahre ab Austritt

Sie legen die Struktur einmal als Vorlage an; der Vorschlag lässt sich vorher ansehen und frei anpassen. Bei einem neuen Mitarbeiter übernehmen Sie die Vorlage direkt. Bei Mitarbeitern mit vorhandenen Unterlagen ergänzt kanbau nur die fehlenden Ordner – gleichnamige Ordner und Dateien bleiben, wie sie sind.

Geschützt, was vertraulich ist

Die Ordner Entgelt und Sozialversicherung, Gesundheit und Abmahnungen sind geschützt. Sie sehen nur Anwender mit der Berechtigung „Erhöht“ für Personal sowie Admins und Owner. Für alle anderen gibt es diese Ordner nicht: Sie erscheinen weder in der Liste noch in der Suche, ihre Dateien lassen sich nicht öffnen oder herunterladen. Ein Klick auf das Schloss zeigt, wer konkret Zugriff hat.

Weitere Ordner schützen Sie mit einem Rechtsklick. Die Rollen bleiben getrennt: Ein Vorgesetzter genehmigt in der Urlaubsplanung den Urlaub seines Teams, ohne die Personalakte zu sehen.

Fristen, die die Akte selbst kennt

Jeder Ordner der Personalakte bringt eine Ablageregel mit. Die Aufbewahrungsfrist beginnt je nach Art der Unterlage ab dem Belegdatum, ab dem Ende des Belegjahres oder ab dem Austritt des Mitarbeiters – bis dahin bleibt die Datei geschützt. Unter jeder Datei steht, bis wann sie aufzubewahren ist.

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• Ablegen in „03 Entgelt und Sozialversicherung“, hier im Unterordner für Abrechnungen.
• Benennen nach der Namensregel, z. B. „2027-01 Lohnabrechnung Freimann.pdf“.
• Frist Entgeltunterlagen, sechs Jahre ab Ende des Belegjahres: aufbewahren bis 31.12.2033.
• Schützen Löschen und Archivieren vor Fristende nur nach Rückfrage oder gar nicht.
• Protokollieren wer die Datei öffnet oder herunterlädt.

Wie streng die Frist gilt, stellen Sie ein: Hinweis fragt vor dem Löschen nach, Sperre verhindert es. Bei einer Sperre können nur Owner übersteuern, mit Pflichtgrund; die übrigen Owner und Admins erhalten darüber eine Meldung. Archivieren zählt dabei wie Löschen. Ein Sperrvermerk hält Unterlagen unabhängig von jeder Frist fest, etwa während eines Verfahrens vor dem Arbeitsgericht.

Wird eine Datei in einen Ordner mit kürzerer Frist verschoben, nimmt sie ihre Frist mit. Eine Frist wird also nie still kürzer. Läuft sie ab, erscheint die Datei unter „Frist abgelaufen“ zur Prüfung – kanbau löscht nie selbst.

Deutschland und Österreich in einem System

Wie lange Unterlagen aufzubewahren sind und wie streng das gilt, legt ein Regelwerk fest. Zwei sind mitgeliefert, weitere legen Sie frei an. Zugeordnet wird über den Mandanten: Für die Mitarbeiter einer österreichischen Gesellschaft gelten die österreichischen Fristen, für alle anderen die deutschen.

Frist	Deutschland	Österreich
Entgeltunterlagen	6 Jahre ab Jahresende	7 Jahre ab Jahresende
Bewerbung	6 Monate	7 Monate
Vertrag, Gesundheit, allgemeine Personalakte	3 Jahre ab Austritt	3 Jahre ab Austritt
Abmahnungen bzw. Verwarnungen	2 Jahre ab Ausstellung	2 Jahre ab Ausstellung

Auch den Vorschlag für die Akte gibt es in zwei Fassungen, die österreichische etwa mit „02 Dienstvertrag und Vereinbarungen“, „03 Lohn und Sozialversicherung“ und „08 Verwarnungen“. Ändern Sie ein Regelwerk, bleiben bestehende Akten unverändert, bis Sie die Änderung bewusst übernehmen.

Nachweisbar: Protokoll, Zugriffe und Prüfwert

• Protokoll: Jedes Löschen, Archivieren und Wiederherstellen, jede Regeländerung, jeder Sperrvermerk und jedes Umbenennen unter einer Ablageregel steht mit Person und Zeitpunkt im Protokoll. Jeder Eintrag ist mit dem vorherigen verkettet; Admins und Owner prüfen, ob die Kette lückenlos und unverändert ist.
• Zugriffsprotokoll: In den Ordnern Entgelt, Gesundheit und Abmahnungen hält kanbau fest, wer eine Datei geöffnet oder heruntergeladen hat. Wiederholte Zugriffe derselben Person werden zusammengefasst, damit das Protokoll lesbar bleibt.
• Benachrichtigung: Kommt eine Datei hinzu oder läuft eine Frist ab, erhalten die festgelegten Empfänger eine Meldung in kanbau, auf Wunsch auch der Vorgesetzte des Mitarbeiters.
• Auszug für die Betriebsprüfung: Alle Dateien einer Frist als ZIP-Datei, geordnet nach Mitarbeiter und Ordner, mit Inhaltsverzeichnis und einem Prüfwert (SHA-256) je Datei. Er belegt, dass die Datei seit dem Ablegen unverändert ist.

Alles, was die Ablageregeln melden und protokollieren, steht gesammelt unter Ablage & Meldungen im Firmenmenü – für alle Mitarbeiter auf einer Seite.

Im selben System wie Zeiten und Urlaub

Personalstamm, Zeiterfassung, Urlaubs- und Fehlzeitenplanung und Personalakte nutzen denselben Mitarbeiterdatensatz. Die Lohnabrechnung selbst bleibt in Ihrem Lohnprogramm; in die Akte kommen die Unterlagen, die dabei entstehen und die bei Ihnen eingehen.

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