Alles eine Frage von Prompts: Was die MCP-Schnittstelle in kanbau kann – und wo sie aufhört

Freitag, 16 Uhr. Die Geschäftsführung fragt nach dem Stand von zwei Vorhaben: Wie viel Budget ist in der Kostengruppe 320 noch frei, welche Verträge stecken dahinter, und was ist diese Woche an Unterlagen dazugekommen? Bis heute heißt das: drei Masken öffnen, zwei Auswertungen exportieren, in der Ablage nachsehen – und dann eine Mail mit vier Sätzen schreiben.

Ab jetzt ist es eine Frage.

kanbau hat eine MCP-Schnittstelle. Über sie verbindet sich ein KI-Assistent Ihrer Wahl direkt mit Ihren Daten und arbeitet fachlich mit ihnen: sucht Projekte, liest Verträge, erklärt Kostenpositionen, legt Rechnungen an. Nicht in einer eigenen KI-Oberfläche, die wir nachbauen, sondern in dem Werkzeug, das Ihre Leute ohnehin geöffnet haben.

Was MCP ist – in einem Satz

MCP steht für Model Context Protocol und ist eine offene, herstellerübergreifende Vereinbarung darüber, wie ein KI-Assistent mit einer Fachanwendung sprechen darf. Am einfachsten als Steckdosennorm für KI-Anwendungen zu verstehen: kanbau stellt die Steckdose bereit, jeder Assistent mit dem passenden Stecker kann sie nutzen.

Der entscheidende Punkt: Der Assistent bekommt keinen Zugriff auf Ihre Datenbank. Er bekommt eine überschaubare Liste fachlicher Funktionen – „Projekte suchen“, „Eingangsrechnung im Detail“, „Kostenübersicht im Detail“, „Dokument lesen“. Jede ist von uns gebaut, begrenzt und geprüft. Was nicht als Funktion angeboten wird, kann der Assistent nicht tun. Es gibt keine freie Datenbankabfrage, und es wird auch keine geben.

Drei Aufgaben, die damit zur Frage werden

Kosten erklären, nicht nur ablesen

„In der Kostenübersicht von Bauvorhaben Lindenstraße steht bei Kostengruppe 320 eine Vergabesumme von 1,4 Millionen. Woraus setzt sich die zusammen?“

Der Assistent nennt die Einkaufsverträge, Eingangsrechnungen, Angebote und Buchungen, die in diese eine Zelle einfließen – mit Nummer, Datum, Vertragspartner und Betrag – und liest auf Nachfrage den Vertrag gleich mit. Umgekehrt geht es auch: manuell gepflegte Werte wie Budget und Plankosten kann er unter Angabe der Kostengruppennummer direkt eintragen. Die übergeordneten Summen und die Formelspalten rechnet kanbau anschließend selbst nach, und jede Änderung steht im Verlauf.

Unterlagen lesen, statt sie zu suchen

„Was steht im Nachtrag zum Rohbauvertrag mit Firma Müller zur Bauzeit?“

Weil an nahezu jedem Datensatz Dateien hängen, steht die Dokumentenablage in jedem Aufgabengebiet zur Verfügung. Gelesen wird der Textinhalt von PDF, Word, Excel, PowerPoint, E-Mails, CSV und Textdateien. Der Assistent findet die Datei am Vertrag und antwortet mit der Stelle, um die es geht.

Rechnungen erfassen, ohne die Maske zu öffnen

„Erfasse die Rechnung aus dieser E-Mail zum Rohbauvertrag Lindenstraße.“

Mit Vertragsbezug übernimmt kanbau Projekt, Lieferant, Zahlungskonditionen, Einbehalte und die §13b-Kennzeichnung aus dem Einkaufsvertrag. Die Abschlagsrechnung zu einer Rate des Ratenzahlungsplans geht denselben Weg: kanbau bildet die Positionen aus der Rate, rechnet die bisher abgerechneten Raten kumuliert an und vermerkt die Rechnung am Vertrag.

Was der Assistent nicht kann

Diesen Abschnitt schreiben wir aus Überzeugung mit, weil er über die Frage entscheidet, ob man so etwas in einem Bauträgerbüro einsetzen kann.

• Kein Löschen. Kein Archivieren. Beides gibt es über MCP überhaupt nicht – auch nicht mit besonderen Rechten.
• Keine Massenänderung. Es existiert keine Funktion, die viele Datensätze auf einmal verändert. Für den Import bleiben Import und klassische Schnittstelle zuständig.
• Keine rechtsverbindlichen Vorgänge. Beurkundung, Freigabe und Zahlungsläufe bleiben in der Oberfläche, mit Vier-Augen-Prinzip und Protokoll.
• Lesen ist die Voreinstellung. Schreibende Funktionen gibt es nur dort, wo sie fachlich gewollt sind, und nur bei ausdrücklicher Zustimmung. Stimmen Sie beim Verbinden nur lesend zu, sieht der Assistent die schreibenden Funktionen gar nicht erst – was er nicht sieht, kann er nicht aufrufen.
• Keine doppelten Datensätze. Jeder anlegende Aufruf trägt einen eindeutigen Schlüssel: wiederholt der Assistent ihn nach einer ausgebliebenen Antwort, liefert kanbau den bereits angelegten Datensatz zurück statt eines zweiten. Zusätzlich prüft die Schnittstelle vor dem Anlegen, ob es den Datensatz schon gibt – auch dann, wenn ihn vor zwei Wochen jemand anders über die Oberfläche angelegt hat.

Wer was sehen darf

Ein MCP-Aufruf ist immer der Aufruf eines bestimmten Benutzers. Es gibt keinen Systemzugang und kein Dienstkonto. Der Assistent sieht genau das, was dieser Benutzer auch in der Oberfläche sähe, und alle Einschränkungen gelten unverändert weiter: freigeschaltete Module, Beschränkung auf bestimmte Projekte, Mitarbeiterdaten, Bankkonten sowie die Berechtigungen auf einzelne Ordner und Dateien. Wer die Buchhaltung nicht sehen darf, sieht sie auch über einen Assistenten nicht. Geprüft wird nicht in der Schnittstelle, sondern an derselben Stelle wie für die Oberfläche.

Dazu kommt ein zweiter Zuschnitt: die Aufgabengebiete. Jedes hat einen eigenen Endpunkt und zeigt nur die Module, die dazu passen – Projekte, Verkauf und Verträge, Einkauf und Vergabe, Adressen, Buchhaltung, Mängel, Aufgaben oder der vollständige Umfang. Das ist keine Kosmetik: Ein Assistent wählt die passende Funktion anhand ihrer Beschreibung aus, und je länger die Liste, desto häufiger greift er daneben. Wer den ganzen Tag Rechnungen bearbeitet, verbindet die Buchhaltung und bekommt treffendere Antworten als mit dem vollen Umfang.

Welche Funktionen Ihnen tatsächlich zur Verfügung stehen, zeigt eine Übersichtsseite im Browser – in Ihrer persönlichen Sicht, mit Beschreibung je Funktion. Und weil jeder Aufruf einzeln gezählt wird, ist auch nachvollziehbar, was ein Assistent wirklich getan hat.

Wo MCP nicht das richtige Werkzeug ist

Ehrlichkeit gehört dazu, sonst entsteht Enttäuschung. Für tausende Datensätze in einem Durchlauf sind Import und klassische Schnittstelle gebaut. Für „immer wenn eine Rechnung freigegeben wird, sende …“ sind es Webhooks – MCP wird gefragt, es meldet sich nicht von selbst. Und für das Original mit Layout, Unterschrift und Stempel öffnen Sie die Datei: der Assistent liest den Textinhalt, nicht den Beleg.

Noch ein Punkt, den wir nicht verschweigen: Die Daten, die der Assistent abruft, werden von seinem Anbieter verarbeitet, nach dessen Bedingungen. Klären Sie vorab, welcher Assistent im Unternehmen zulässig ist, prüfen Sie, ob der Anbieter geschäftliche Bedingungen mit Auftragsverarbeitung anbietet, und verbinden Sie das kleinste passende Aufgabengebiet. Ein Assistent, der die Buchhaltung gar nicht sieht, kann sie auch nicht weitergeben.

Was das im Kern verändert

Klassische Automatisierung braucht einen Ablauf, der jedes Mal gleich ist. Ein Großteil der Büroarbeit im Bauträgergeschäft ist aber nicht gleich: Jede Anfrage ist ein bisschen anders, jede Zusammenfassung hat einen anderen Schwerpunkt. Diese Arbeit war der Automatisierung bisher nicht zugänglich. Mit MCP wird sie es – und der Status eines Projekts ist eine Abfrage, keine Recherche.

Sie wollen sehen, wie das mit Ihren Daten aussieht? Vereinbaren Sie eine Vorführung – wir verbinden einen Assistenten mit einem Demosystem und Sie stellen die Fragen.

kanbau ist ein Produkt der Behuf GmbH, Nürnberg.

Claude, ChatGPT, Microsoft 365, SharePoint und Google Workspace sind Marken der jeweiligen Inhaber. Eine Partnerschaft besteht nicht.